우리는 공문서 제출을 위해 관공서를 찾아가야 하는 번거로운 절차를 거쳤다. 하지만 2016년 공문서 발신을 시작으로 현재는 대부분의 시·도에서 ‘문서24’ 시스템을 도입했다. 문서24는 무엇이며 기존의 방식에 비해 어떤 차이가 있는지 알아보자.

공문서의 의미와 종류

  공문서란 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다. 모든 공문서는 작성과 관리에 대한 제반 사항을 규정한 ‘행정업무의 효율적 운영에 관한 규정’ 및 동 시행규칙에 의해 작성되고 처리 관리된다.
  공문서는 기능에 따라 내부 결재문서와 유통대상문서로 분류할 수 있다. 내부 결재문서는 행정기관이 내부적으로 계획을 수립하고 처리방침을 결정하며 업무 보고와 소관사항 검토를 위해 결재받는 문서다.
  유통대상문서는 다시 두 가지로 나뉜다. 먼저 대내문서는 해당기관 내부에서 보조·보좌 기관 상호 간에 협조하거나 보고 또는 통지를 위해 수신·발신하는 문서다. 다음으로 대외문서는 해당기관 외에 다른 행정기관이나 국민과 단체 등에 수신·발신하는 문서다.

문서24의 의미와 시행 배경

  문서24는 정부기관만 사용하던 정부전자문서 유통 서비스를 모두가 사용할 수 있도록 개방해 방문이나 우편 접수 없이 인터넷으로 공문서를 보내고 처리 상태를 확인할 수 있는 문서통합서비스다. 즉 시간과 장소의 제약 없이 관공서에 제출하는 서류들을 인터넷으로 전송할 수 있게 하는 민관 문서 유통서비스다.
  문서24는 2016년 7월에 공문서 발신을 최초로 시행한 프로그램으로 시작됐다.
 올해 7월에 이르러서 비영리법인, 영유아보육, 일자리, 행정처분을 비롯해 국민 생활과 밀접한 음식점, 소상공인 등의 총 12개 분야의 서비스로 확대해 운영했다. 확대된 분야는 국민 생활과 밀접하고 경제 활성화, 안전 등 사회적 활용성이 높은 분야다.
  현재의 문서24는 중앙부처와 자치단체, 공공기관에서 처리하는 모든 분야의 서비스가 가능하며 발신, 진행사항뿐만 아니라 처리 결과 확인과 수신까지 가능한 단계다.
문서24의 최종적인 목표는 누구든 시간과 장소에 구애받지 않고 공문을 처리하는 프로그램이 되는 것이다.

문서24의 공문서 처리과정

  문서24의 이용과정은 로그인 및 회원가입, 문서를 보낼 때, 문서를 받을 때, 카카오톡으로 문서24 알람을 받고 싶을 때 등이다.
 우선 회원가입은 이메일 아이디, 카카오 아이디, 네이버 아이디를 통해 가능하다. 개인 사용자는 세 가지 중 하나를 택하면 된다.
  기존의 문서24 회원은 사용자 전환 가입이 필수적이다. 사용자 전환 가입은 2018년 11월까지 제공되는 서비스이며 공인인증서를 통해 로그인을 할 수 있다. 사용자 전환 가입으로 로그인 후 신규 계정으로 재로그인을 해야 한다.
  문서를 보낼 때는 로그인 후 문서작성메뉴를 선택해 문서를 작성하면 된다. 문서 작성 시에는 받는 기관, 발신자명, 파일 첨부를 반드시 확인한 후 전송요청을 해야 한다. 수신기관에서 문서 접수 여부를 확인 후 문서가 접수되면 문서처리 현황에서 확인할 수 있다.
 문서를 받을 때는 보낼 때와 마찬가지로 문서작성메뉴에 접속한다. 그 후 받은 문서함을 확인해 받은 문서를 조회한다. 각 문서는 6개월 동안 보관되며 문서 확인 후 접수 처리를 한다.

문서24 도입 후 개선된 점

   문서24가 도입되기 전까지는 민원인(국민), 처리인(담당 공무원, 직원) 모두 적잖은 번거로움을 감수해야 했다. 국민의 경우 기존에는 공문서를 처리하려면 기관을 직접 방문하거나 팩스·우편 등으로 공문서를 제출해야 했고 담당 공무원과 공공기관 직원은 공문과 첨부 서류를 스캔해 전자문서로 변환 후 전자문서시스템에 파일로 등록해야 했다.
  문서24가 도입되면서 국민들은 문서24 누리집을 통해 전자적으로 공문을 제출하는 것이 가능해졌다. 담당 공무원 역시 전자문서시스템을 통해 공문을 처리하면 된다.
  특히 문서24는 언제 어디서나 시간과 장소에 제약 없이 관공서에 제출하는 서류들을 인터넷으로 전송할 수 있게 해 국민의 행정 접근성을 대폭 강화한다. 또한 문서24는 경제적인 측면에서도 장점을 갖는다. 국민은 교통비와 우편비용을 절약할 수 있고, 기관은 복사 혹은 스캔 비용을 절약할 수 있다. 실제로 행정안전부 관계자는 기존의 종이문서를 문서24로 대체하면 연간 1390억 원의 비용을 절감할 것으로 예상했다. 이처럼 문서24를 이용하면 행정의 효율성과 정확성이 대폭 상승한다.